Si hay algo que he aprendido al trabajar con pequeñas empresas es que un plan estratégico se archivan con la misma frecuencia con la que se crea.
Aunque gran parte de mis orientaciones sobre cómo superar los obstáculos en el proceso de planificación estratégica están adaptadas a las organizaciones sin ánimo de lucro, la planificación estratégica es fundamental para cualquier tipo de empresa.
Si eres un líder de cualquier sector, estas recomendaciones y consejos pueden aplicarse a tus estrategias.
Si eres un líder y tu plan estratégico no está funcionando, puede que sea el momento de mirarse al espejo.
Es muy probable que el problema sea la falta de atención que estás prestando al plan y a su ejecución.
Sé que estás ocupado. Tal vez estés redactando una subvención que vence mañana, sustituyendo a tu director de desarrollo que se ha marchado de repente, atendiendo la última petición urgente de la junta directiva, preparando un informe financiero para la reunión de la junta de esta noche, etc. Lo entiendo.
Pero si todo lo que haces es apagar incendios, no estás haciendo tiempo para el proceso de prevención de incendios de la planificación estratégica.
Y, en el proceso, estás perdiendo numerosas oportunidades de desarrollar la capacidad de tu organización.
Llevo unos 25 años dirigiendo trabajos de planificación estratégica con organizaciones sin ánimo de lucro.
Sé lo que funciona y lo que no, y lo que más impide que los planes estratégicos funcionen es la escasa atención que los líderes prestan a la utilización de sus planes estratégicos.
Claro, puede que Covid-19 le haya dado una patada a tu plan y que aplicarlo haya sido una locura.
Pero ahora que estamos empezando a pasar al otro lado de la pandemia, es el momento de actualizar tu plan y asegurarse de que tus líderes están preparados para supervisar la ejecución.
Si tienes un plan estratégico que necesita ponerse en marcha o actualizarse, aquí hay algunas formas fundamentales en las que tu y tú equipo pueden asegurarse de que tenga el impacto que deseas.
Enfoca la planificación estratégica como un proceso, no como un evento
Con demasiada frecuencia, los líderes consideran la planificación estratégica como un acontecimiento o un momento en el tiempo.
Se oye esta perspectiva cuando hablan de crear un plan o de llevar a cabo un retiro de planificación fuera de las instalaciones, pero no hablan de cómo se va a llevar a cabo el plan.
Una mentalidad alternativa y mucho más favorable es considerar la planificación estratégica como un proceso continuo e interminable.Evaluar, planificar, ejecutar y repetir, año tras año.
Al mismo tiempo, te aseguraras de defender el proceso general en nombre de tu equipo y tu organización.
Abordar la planificación estratégica como un proceso sienta también un gran precedente para todos los demás procesos reproducibles que deberían ser el núcleo de su organización:
- desarrollo de fondos,
- gestión del rendimiento,
- incorporación de miembros de la junta directiva,
- formación de voluntarios, etc.
Consigue un co-campeón
Las organizaciones que tienen más éxito con la planificación estratégica suelen tener dos personas que supervisan la ejecución del plan. A estas personas las llamo “co-campeones” de la planificación.
Tener un co-campeón te proporciona responsabilidad, un compañero de pensamiento y, francamente, hace que la planificación estratégica sea más agradable.
Además, la organización crea un banco de talentos más profundo al tener dos personas, y no una, que lideran la carga de la planificación estratégica.
Si no cuentas con una estructura de co-campeones de planificación estratégica, te recomiendo encarecidamente que lo hagas.
Crear y comunicar un calendario de planificación
Si es como yo, si algo no está en tu calendario, simplemente no va a suceder. Así que anota en el calendario tus reuniones de planificación estratégica, durante todo un año.
Las reuniones que he descubierto que funcionan mejor son
- Una reunión o retiro anual para que la junta directiva y el personal revisen y actualicen la visión a largo plazo del plan y los temas estratégicos clave.
- Reuniones trimestrales de los principales líderes del equipo para asegurarse de que el plan está en marcha y para celebrar los éxitos.
- Haz que los miembros clave del equipo se reúnan mensualmente para revisar y discutir el progreso de los objetivos.
Todas estas reuniones pueden planificarse con antelación. Una vez que los miembros de tu equipo vean estas reuniones y fechas en el calendario, desarrollarán fe en el proceso y se subirán a bordo contigo.
Medir, medir, medir
Probablemente hayas oído la frase “lo que se mide, se hace” o “se gestiona lo que se mide”. Hay mucha verdad en esas afirmaciones.
He descubierto que el desarrollo de una medición mensual es una buena opción para la mayoría de las organizaciones.
Mide tus objetivos y métricas activas mensualmente y asegúrate que tu equipo sepa en qué punto se encuentra.
Si necesitas algunas ideas sobre cómo medir mejor los objetivos y las métricas de tu plan,
Considera este enfoque en dos partes.
En primer lugar, utilice una rúbrica de “semáforo” para aplicar un estado de color a cada uno de sus objetivos:
- Verde: El objetivo va por buen camino y es probable que se complete en la fecha prevista.
- Amarillo: El objetivo va lento y es posible que no se complete en la fecha prevista.
- Rojo: ¡Tienes que estar bromeando! Es imposible que este objetivo se complete en la fecha prevista
También aplico dos colores más para completar la rúbrica:
- Azul: El objetivo se ha completado
- Gris: No se ha empezado a trabajar en el objetivo
En segundo lugar, puedes hacer que tu medición sea aún más precisa aplicando una puntuación de porcentaje de finalización.
Por ejemplo, puedes tener un objetivo en “rojo” pero que está completado en un 90%.
La puntuación del porcentaje de finalización ofrece una imagen más completa.
En conclusión, una planificación estratégica eficaz, como tantas otras cosas, requiere un liderazgo y una gestión sólidos.
Como líder, depende de ti asegurarte de que tanto tú como tu equipo tienen la mentalidad y las prácticas adecuadas para garantizar el mejor rendimiento de su inversión en planificación.
