Se me acusa de ser un poco entusiasta de Google Apps. La primera acción que compré fue Google. Utilizo Google Calendar para gestionar mi agenda personal y Gmail para filtrar mi correo electrónico.
Dentro de la empresa, utilizamos Google Docs para gestionar proyectos. Google Chat para hablar con los colaboradores virtuales y Google Analytics para analizar los datos del sitio web de nuestros clientes.
Sin embargo, Google no es infalible. Google puede desconectarse en ocasiones, haciendo que las herramientas no estén disponibles. Tu cuenta de Google puede ser hackeada, borrando tus datos.
Por eso es importante hacer una copia de seguridad de la información. Sí, incluso las cosas almacenadas en la nube necesitan una copia de seguridad y utilizar contraseñas seguras en tus cuentas. Aquí se explica cómo hacer una copia de seguridad de tus cosas de Google con una combinación de Google Takeout y Thunderbird. Está en Ingles, pero es muy completa: http://www.makeuseof.com/tag/download-gmail-google-data/)
Todos los productos de Google, ya sea un formulario de Google o un mapa de Google, permiten dos formas de compartir la información:
1) Un enlace que puedes compartir con otras personas
2) Un código de incrustación (embed) donde puedes pegarlo en un sitio web.
El enlace a la información hace que sea fácil de compartir. Pero el formato está fuera de tu control, ya que está vinculando a donde vive en la nube de Google.
Si tomas el código de inserción o embed y lo pones en tu sitio, puedes personalizar su aspecto.
Ventajas de Google Apps:
1. Si tienes gente no tan experta en tecnología que actualiza tu sitio (pero que puede encontrar su camino en Google) esta es una buena alternativa. Básicamente cualquier persona con una cuenta de Google a la que le des permiso puede actualizar tu documento de Google.
2. Algunos personalizaciones (colores de las columnas, tamaños de las fuentes) hacen posible que el formulario se ajuste más a tu sitio de lo que cabría esperar.
3. Indexado por Google (también podemos decir que esto ocurre en tu sitio web, pero vamos, si fueras Google, ¿no le darías a las cosas de tu propio servidor un mayor rango?)
4. Se puede compartir con otros usuarios de Google. Si quiero guardar tu Google Calendar y ponerlo con el mío, sólo tengo que hacer clic en que quiero hacerlo.
Así que ¿Cuando te recomendaría usar un Google Apps frente a un programa que funcione con tu sitio (como un plugin de WordPress Calendar)?:
5. Cuando varias personas están actualizando una determinada información y no quieres darles acceso a tu sitio.
Si tienes voluntarios/personal que tiene muchas otras tareas además de mantener una parte del sitio web, a veces no hacerles aprender el software puede quitarles algo de presión.
Quieres crear un cuestionario sencillo para tu organización en el que la junta directiva necesita colaborar.
6. Cuando la organización ya utiliza Google. Es más fácil utilizar herramientas si ya estás familiarizado con ellas.
Ejemplo: Google Apps para Educación ya está instalado en el servidor del centro educativo y lo utilizan los profesores del centro para compartir el currículo.
Google Apps para negocios está instalado en el dominio y la empresa ya utiliza los calendarios en línea para combinar los horarios.
7. Cuando no te importa que no coincida exactamente con el diseño de tu sitio. O que la gente no pueda buscar campos de información con la búsqueda del sitio. Si eres consciente de las limitaciones y no te importa, está bien.
Por ejemplo: Vas a poner una descripción de los resultados como un párrafo en el sitio web de todos modos, además de la hoja de cálculo para que la gente pueda encontrarlo a través de la búsqueda del sitio.
8. No te importa que el menú del gráfico no tenga el tono exacto de color como tu logo. Se acerca lo suficiente.
En otras palabras
A veces Google Apps es la herramienta adecuada para el trabajo y a veces no. Por eso, al desarrollar un sitio, tú (o tu desarrollador) querrán saber toda la información posible sobre él, incluyendo qué tipo de información quieres mostrar y quién actualizará qué partes del sitio web.
Google Apps, al igual que muchas herramientas online, es una gran opción para colaborar y compartir información. Si las características te funcionan, puedes extender la funcionalidad a tu sitio web.
