Puede que no sea muy conocido que, al comienzo de esta pandemia, alrededor de una cuarta parte de la fuerza laboral de Estados Unidos ya trabajaba desde casa, al menos una parte del tiempo. Ya existían lideres para dirigir y gestionar equipos a distancia.
Por lo tanto, es seguro decir que podemos obtener algunos consejos valiosos de los gerentes que ya exhiben estas mejores prácticas.
Y aunque siempre es preferible establecer políticas claras de trabajo a distancia y formación por adelantado, en tiempos de crisis u otras circunstancias rápidamente cambiantes, este nivel de preparación puede no ser factible.
Afortunadamente, hay medidas específicas, basadas en la investigación, que los directivos pueden tomar sin gran esfuerzo para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse. ¿Adivine qué? ¡El tiempo es ahora!
Desafíos comunes
Para empezar, los directivos deben comprender los factores que pueden hacer que el trabajo a distancia sea especialmente exigente.
De lo contrario, los empleados de alto rendimiento pueden experimentar una disminución del rendimiento laboral y del compromiso cuando empiezan a trabajar a distancia, especialmente si no hay preparación y formación.
Dicho esto, la mayoría de muchas organizaciones bienintencionadas están formadas por empleados ya desvinculados activa o pasivamente.
Así que, ¿imagina cómo afecta el trabajo a distancia a su nivel de compromiso, rendimiento y conexión con la misión?
Los retos inherentes al trabajo a distancia incluyen:
- La falta de supervisión cara a cara
- Falta de acceso a la información
- Aislamiento social
- Distracciones en casa
- Problemas reforzados con los silos ya existentes
Así es como los directivos pueden dirigir mejor los equipos remotos
Aunque el trabajo a distancia puede estar plagado de retos, también hay cosas relativamente rápidas y baratas que los directivos pueden hacer para facilitar la transición.
Los directivos que destacan en la dirección de equipos remotos saben…
1 – Programar controles diarios
Puede parecer una exageración, pero para los directivos y los equipos que se inician en el trabajo a distancia, esto es fundamental.
Y donde el correo electrónico, el teléfono y los mensajes de texto pueden haber sido suficientes, los gerentes que tienen éxito en sus esfuerzos de liderazgo a distancia tienden a utilizar con más frecuencia las videoconferencias para establecer la interacción cara a cara que ahora falta.
2 – Comunicarse en exceso
Más allá de las simples comprobaciones diarias, la comunicación excesiva es imprescindible cuando se trata de las tareas, los deberes, las responsabilidades y los resultados deseados del equipo, de los que hablaremos más adelante.
En un entorno laboral normal, la falta de comunicación puede ser ya un reto. Pero cuando los empleados trabajan a distancia, y potencialmente ahora se centran en tareas y objetivos nuevos o diferentes, la comunicación es primordial.
3 – Aprovechar la tecnología
A estas alturas, la mayoría de nosotros nos hemos visto obligados a recorrer un camino de transformación digital que puede llevar a la mayoría de las organizaciones meses, si no años, para adoptarlo.
Herramientas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams -que la mayoría de ustedes ya utilizan a diario- ofrecen plataformas sencillas para abordar los consejos 1 y 2.
Lo admito, al principio era un poco incómodo, pero una vez adoptado por completo, ha sido una forma fantástica de apoyar las estrategias de compromiso. Y sólo para hacer las cosas.
4 – Establecer reglas de compromiso
El trabajo a distancia es más eficaz y satisfactorio cuando los directivos establecen expectativas sobre la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos.
Por ejemplo: “Utilizamos la videoconferencia para las reuniones diarias de control, pero utilizamos la mensajería instantánea cuando algo es urgente”.
Asimismo, establezca expectativas sobre las mejores horas del día para que los miembros del equipo se comuniquen con su gerente (tal vez sea usted) y para que el gerente se comunique con cada miembro del equipo.
Y asegúrate de que los compañeros comparten la información que necesitan.
5 – Gestionar las expectativas
Esto es siempre un imperativo, pero se ha vuelto cada vez más importante en el entorno actual.
Como se ha mencionado anteriormente, muchas organizaciones y equipos han tenido que pivotar (algunos de forma significativa), lo que significa que los mismos empleados pueden ser reorientados hacia nuevas tareas, lo que afecta a la capacidad y la motivación… Y, por tanto, al rendimiento y los resultados.
Establece expectativas claras y solicita información para garantizar la alineación. No des por sentado que el equipo entiende dónde debe concentrar su energía.
6 – Centrarse en los resultados, no en la actividad
Esta es una de las mejores prácticas para aumentar el compromiso y capacitar a los empleados.
Definir claramente los objetivos y los resultados deseados y, a continuación, permitir a los empleados (que tienen la formación y los recursos para ejecutarlos, esa parte es importante) desarrollar un plan de ejecución mejora la creatividad y la propiedad.
De todos modos, en un entorno remoto es aún más difícil microgestionar a las personas. Oh, espera, eso es algo bueno, ¿no?
7 – Definir el propósito de esos resultados
Aquí es donde enlazamos los seis primeros consejos. De nuevo, definir el PORQUÉ es siempre fundamental para conectar emocionalmente a los empleados con la misión.
Pero en un nuevo campo de batalla, con nuevas iniciativas, nuevos enemigos y grandes cantidades de incertidumbre y complejidad. Asegurarse de que todo el mundo conoce el propósito general y su papel en la consecución del éxito… Es la base del alto rendimiento de los equipos remotos.
8 – Proporcionar recursos
Ningún gran comandante envía a sus tropas a la batalla sin la formación y los recursos adecuados.
Vale, quizá no sea del todo cierto, pero ya sabes a qué me refiero. Muchos equipos remotos necesitan ahora nuevos ordenadores portátiles, mejor Wi-Fi y nueva tecnología, como auriculares y cámaras web.
Esto puede significar el desplazamiento de presupuestos ya agotados hacia herramientas críticas. Prepara al equipo para el éxito.
9 – Eliminar los obstáculos
Más adelante hablaremos de la importancia de la flexibilidad y la empatía. Pero es importante tener en cuenta algunos de los nuevos obstáculos imprevistos a los que se enfrentan los empleados remotos: el aislamiento físico y emocional, las distracciones en casa que tiran de ellos en múltiples direcciones, los niños que estudian en casa, Amazon llamando al timbre cada hora. Ya te haz hecho una idea.
Luego están los posibles nuevos obstáculos a los que se enfrenta la organización, que ejercen una presión desmesurada sobre los equipos. El cambio. Nuevos silos. Miedo. Complejidad.
Una de las muchas cargas del mando en el liderazgo es proteger al equipo para que siga centrado en sus responsabilidades inmediatas.
Elimina tantos obstáculos como sea posible.
10 – Fomentar las interacciones sociales a distancia
Muchos de ustedes han oído hablar -o incluso han experimentado- este tipo de eventos: horas felices virtuales (¡preferiblemente no antes de las 9 de la mañana!). Fiestas con pizza y sesiones de reconocimiento.
Y aunque pueden parecer un poco forzados y poco auténticos, las investigaciones (en gran parte derivadas de las mejores prácticas de los directivos que han dirigido equipos remotos durante largos periodos de tiempo) demuestran que esto realmente funciona.
Mi recomendación es no exagerar y obligar a celebrar más reuniones de Zoom. En cambio reserva tiempo durante las reuniones ya programadas para conversaciones y actividades no relacionadas con el trabajo.
Luego, de vez en cuando, ¡planifica esa hora feliz o esa fiesta de pizza!
11 – Mostrar flexibilidad
Este es el gran reto. Cada miembro de un equipo tiene un entorno familiar diferente. Algunos tendrán cónyuges e hijos. Otros no.
Algunos tendrán oficinas privadas en casa, mientras que otros tendrán reuniones desde el armario, el dormitorio o el baño. Quizá algunos estén en Starbucks. Algunos pueden estar experimentando desafíos en sus relaciones.
La cuestión es que un directivo debe entender las circunstancias únicas de cada empleado. Saber que no será perfecto es, de todos modos, la nueva normalidad.
Pero si podemos soportar pandemias globales, disturbios sociales, crisis económicas, incendios, huracanes, langostas y meteoros, entonces la gestión de equipos remotos parece bastante sencilla, ¿no es así?
12 – Mostrar empatía
Especialmente en el contexto de un cambio abrupto al trabajo a distancia, es importante que los directivos reconozcan el estrés, escuchen las ansiedades y preocupaciones de los empleados y empaticen con sus luchas.
Las investigaciones sobre la inteligencia emocional y el contagio emocional nos dicen que los empleados miran a sus jefes en busca de pistas sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis.
Como me gusta decir, “la calma es contagiosa”. Pero, ¿adivina qué? También lo es el pánico. Así que, relájate.
13 – Ser un mentor más que un gestor
Los mejores gerentes orientan y entrenan más que “gestionan”. También entienden los matices y diferencias no tan sutiles entre las disciplinas de liderazgo y gestión.
Y sólo porque nos encontremos en medio de la volatilidad, la complejidad y la ambigüedad, eso no significa que detengamos todos los esfuerzos para desarrollar a nuestros equipos, y a nosotros mismos.
A veces eso requiere ayuda externa, nuevas iniciativas y sacar tiempo. Así que ponte a ello.
Cada uno de los consejos anteriores entra en la categoría de simple pero no fácil.
Cada uno de ellos requiere tiempo, atención y constancia. Pero créame, tu equipo se lo agradecerá. La organización se beneficiará.
Y tu estarás más equipado con el equipo de batalla necesario para navegar por las turbias aguas del cambio. Buena suerte.
